Советы по управлению временем для технических писателей

by ClickHelp – профессиональный инструмент для создания справки

Как вы понимаете «тайм-менеджмент»? Мы считаем, что можем не только выделять необходимое количество времени для решения различных задач, но и быть менее подверженными стрессу и в результате более продуктивными.

Некоторые люди кажутся очень занятыми все время. Они всегда жалуются, что не могут даже сделать передышку на работе, и их рабочее время очень напряженное из-за того, сколько работы они выполняют. Довольно часто это красные флаги, указывающие на то, что такие люди – плохие менеджеры времени. Занят не обязательно равно продуктивным.

Конечно, правильное распределение времени очень важно для технических писателей. Легко потеряться среди выпусков продуктов и всевозможных встреч, звонков и электронных писем. Существует распространенное мнение, что технические писатели в настоящее время на самом деле не так много пишут, окруженные повседневной рутиной.

Если вы чувствуете, что пропускаете работу, перегружены задачами или делаете, казалось бы, важные вещи, которые в конце концов кажутся откладыванием, продолжайте читать.

Без заблаговременного планирования невозможно добиться хорошего управления временем. Чтобы лучше планировать, попробуйте классический подход, разделяющий вещи на:

  • Срочно и важно – это будут ваши первоочередные задачи, очевидно.
  • Важно, но не срочно – сосредоточиться на этой группе. Это, скорее всего, будет самая большая группа ваших задач. Поскольку они не являются срочными, их можно отложить, но никогда не забыть, потому что рано или поздно они станут важными и срочными.
  • Срочно, но не важно – попробуйте делегировать такого рода задачи, если это возможно
  • Не срочно и не важно – планируйте это на свободное время. Вы можете даже написать некоторые из них в своем списке в конце концов.

Хотя этому подходу Стивена Кови из его книги «Первые вещи первым» уже несколько десятилетий, это не значит, что он не работает. Иногда изобретать велосипед просто не стоит.

Это отличный способ снизить уровень стресса – включайте короткие перерывы каждые пару часов в свой план. Видите ли, если вы работаете без перерыва, вы все равно сгораете, и ваш разум начинает бесконтрольно блуждать к наименее продуктивным вещам. Если вы попытаетесь приручить его, это может заставить вас чувствовать себя действительно разочарованным.

Итак, решите сделать эти 10-минутные перерывы и не чувствовать вину за них. Особенно, когда вы имеете дело с большими монотонными задачами, и вам нужно надолго сосредоточиться на одном и том же типе деятельности. Например, проведение исследований может быть очень трудоемким в техническом письме.

Это связано с планированием. Никогда не позволяйте своим планам просто висеть в вашем сознании, захламляя ваш разум. Всегда записывайте планы. Для тех, кто пишет руководства пользователя, это не должно быть проблемой.

Первое преимущество здесь в том, что вам не придется постоянно держать это в голове. Второй – когда у вас есть планы на неделю, вы можете увидеть более широкую картину и проверить, выполнимы ли эти планы вообще в заданные сроки.

Если вам трудно строить планы на неделю, начните с малого – планируйте вещи на следующий день вечером и пересматривайте их утром. Или, по крайней мере, составьте ежедневные планы работы, когда вы приходите на работу.

С практикой это станет легче. Вы также заметите, что вы становитесь лучше в оценке времени, необходимого для выполнения задач. Тайм-менеджмент это просто еще один навык, который требует времени для построения.

Когда вы можете сказать, что вы запланировали, что вы отдохнули, и прокрастинация в вашем случае не так уж серьезна, но вы все еще тянетесь к проектам технической документации, попробуйте подойти к этой проблеме под другим углом – начните писать отчеты на конец рабочего дня или, что еще лучше, использование технологий, чтобы помочь вам.

Ищите простое приложение, которое позволяет вам быстро регистрировать различные виды деятельности, которые вы выполняете, чтобы в конце недели вы могли увидеть график, демонстрирующий соотношение всех ваших типов работы.

Возвращаясь к идее, что технические писатели не пишут достаточно в наши дни. Имея такие статистические данные в качестве доказательства, вы можете обсудить текущие приоритеты с вашим непосредственным руководителем. В результате вы можете быть освобождены от некоторых задач, не связанных с разработкой и повышением производительности.

Ваши планы не будут иметь большого значения, если вы позволите другим мешать им. Многие люди не решаются сказать «нет» своим коллегам, когда их просят помочь. Конечно, помогать другим – это здорово, но, пожалуйста, сначала проверьте расписание. Лучше быть честным и реалистичным в отношении объема помощи, которую вы можете оказать в данный момент, чем слепо соглашаться помогать и жертвовать своими собственными задачами или разочаровывать чьи-то ожидания.

Попробуйте использовать советы из этой статьи, чтобы поработать над своими навыками управления временем. Внедрение их в ваш рабочий процесс поможет вам повысить производительность и снять стресс. Если вы жаждете большего, у нас есть еще одна статья о лайфхаках для технических писателей.

Не стесняйтесь поделиться своими собственными советами по управлению временем в разделе комментариев ниже!

Удачи вам в техническом письме!
ClickHelp Team
Создавайте, размещайте и доставляйте документацию на разные платформы и устройства.


Первоначально опубликовано на clickhelp.com .